MENAMPILKAN FOTO SECARA OTOMATIS DENGAN FUNGSI VLOOKUP EXCEL

MENAMPILKAN FOTO SECARA OTOMATIS DENGAN FUNGSI VLOOKUP

Suatu ketika saya harus mencetak 138 biodata siswa, dalam biodata tersebut terdapat foto yang harus diisi. Alangkah repotnya saya ketika harus copas foto mereka satu-persatu. Sedangkan data lain seperti nama, alamat dsb sudah bisa terisi secara otomatis.

Bagaimana mengisi  foto biodata ini secara otomatis,
tanpa harus copy-paste satu persatu?

Maka setelah gugling kesana kemari, akhirnya saya menemukan solusinya. Berikut ini adalah cara yang saya lakukan, yaitu dengan fungsi VLOOKUP.

1.       Misalnya pada sheet 1 : adalah sebuah data base yang berisi nama dan foto

 

2.       Misalnya pada sheet 2 : adalah sebuah biodata yang harus diisi

 

 Pada kolom M3 di atas yang berisi angka 1 adalah LookUp value, atau angka kolom acuan untuk rumus VlOOKUP. Dimana angka ini jika diganti, maka nama juga akan mengikuti sesuai urutan dalam database. (angka 2 untuk nama di nomor urut 2 dari data base).

3.       Sekarang, Anda ingin mengisi foto dalam biodata anda secara otomatis sesuai dengan nama yang tertera pada biodata tersebut.

Caranya :

1.       Pada sheet database : isikan kolom di samping foto dengan nama cell yang memuat foto tersebut, misal pada contoh ini, foto pertama ada di cell : D4, maka di cell E4 saya isi dengan : database!D$4. Tarik cell kebawah sehingga semua terisi : database!D$4 ,database!D$5, database!D$6....dan seterusnya. Ini yang akan menjadi alamat foto.

 

2.       Pada sheet biodata : ubah nama cell M3 yang berisi lookup Value dengan cara : klik kanan pada cell, pilih name a range. Isikan namanya menjadi “nomor”, lalu klik OK

 3.       Sekarang, select cell tempat foto pada sheet data base, Ingat! Yang diselect adalah cell, bukan gambarnya! Dalam contoh ini berarti saya select cell D4. Tekan CTRL+C (copy)

4.       Pada sheet biodata, klik panah di bawah menu paste, pilih As picture, klik Paste picture link.

 

 5.       Tempatkan foto hasil paste tadi di kolom yang telah disediakan.

                        

 

 

6.       Bila sudah, select foto, lalu pada menu Formula, klik name manager

 

7.       Klik New. Lalu pada kolom nama : ketikan “foto”. Lalu pada kolom “refer to” yang isinya ="Picture 1", ketikan rumus formulanya :

=INDIRECT(VLOOKUP(nomor;database!$B$4:$E$6;4))

Keterangan formula :

a.       nomor = adalah alamat kolom acuan, ingat kolom M3 tadi sudah kita ganti nama menjadi “nomor”, jadi ini adalah alamat kolom M3.

b.      database!$B$4:$E$6 = adalah data referensi yang di blok (diselect) dan diabsolute, sama seperti membuat fungsi VLOOKUP biasa, dimulai dari kolom nomor urut sampai kolom kede foto

c.       4 = adalah lokasi kolom dari alamat foto, yaitu kolom kode foto yang isinya : database!D$4 ,database!D$5, database!D$6....dst. Bukan kolom yang berisi foto!

Bila formula sudah diisi, klik OK.

8.       Klik lagi foto pada biodata, lalu pada formula bar : ganti dengan “=foto”. Ini adalah nama formula yang kita buat tadi

 

 9.       Sekarang ganti angka pada kolom M3, maka foto akan otomatis ganti. Misal kita ganti angka 2.

 

Bagaimana, mudah bukan? Sekarang saya dapat mencetak biodata tersebut sekaligus fotonya tanpa harus copas satu persatu...

NB : Berikut adalah tampilan perbandingan :

Nah, bagi kamu yang mau mengganti foto, silakan coba ganti foto di sheet 1, maka di sheet 2 otomatis akan berganti juga (tanpa merubah rumus), karena di sheet 2 hanya menampilkan apa yang ada di sheet 1.

TONTON VIDEO TUTORIAL DISINI